负责项目时,您需要完成许多任务和要点。从概述项目阶段到定义每个人的确切角色,您已经完成了许多工作。而且,无论您作为项目经理的工作水平有多出色,如果没有沟通管理计划,您将无法走得很远。

如果您不确定沟通管理计划为何如此重要或如何撰写出色的计划,请继续阅读。在下面,您将找到这些问题的答案以及制定杀手级通讯管理计划的8个步骤。

让我们仔细看看。

什么是沟通管理计划?

首先,让我们定义一个确切的沟通管理计划,以及它对您每个项目的意义。

沟通管理计划是一种工具,可帮助您定义如何在您,利益相关者,团队成员和客户之间处理项目中的重要信息和沟通。

它定义了以下元素:

  • 通讯方式
  • 频率
  • 更新类型
  • 期望

如果您制定了有效的沟通管理计划,那么将对项目中涉及的每个人(包括您自己)都有所帮助。人们可以参考该计划,将其用作指导或提醒。

如何编写沟通管理计划?

现在您已经了解了为什么需要制定一份沟通管理计划,下面让我们看一下为编写有效且内容丰富的沟通管理计划需要采取的步骤。

让我们一起分解一下。

1.了解并定义您的目标

为了使任何项目成功且有利可图,它需要有明确定义的目标并提供指导。这就是为什么您需要回答以下问题的原因:

  • 我计划进行的每种沟通都想实现什么?
  • 我的主要目标是什么?
  • 我的其他目标是什么?
  • 每次交流的目的是什么?

确保您完全知道要在沟通计划的每个方面实现什么目标,并且不要包含多余和不必要的内容。

这将帮助您创建一个功能强大的沟通管理计划,使每个人都在同一页面上。

2.确定主要利益相关者

对于每个项目,您需要确定计划与之进行沟通的主要利益相关者。这样,参与项目的每个人,包括您的团队成员,都将知道利益相关者是谁,以及在需要时如何与他们联系。

识别他们并分享他们的基本联系信息:

  • 名字和姓氏
  • 在项目中的作用
  • 电话号码和电子邮件

自然,请与利益相关者核对,是否可以通过这种方式与您共享信息,并确保获得他们的许可。

3.包括不同的通讯方式

现在是时候确定如何计划保持团队成员之间的沟通,以及打算使用哪种类型的沟通方法了。

考虑项目的规模以及成功所需要的沟通水平。然后确定通信方法,例如:

  • 电子邮件报告
  • 视像通话
  • 电话
  • 签到会议
  • 面对面会议

考虑每个项目的特定需求,并选择您认为最合适和最需要的沟通方式。

4.定义通讯频率

在编写沟通管理计划时,您不应留有任何其他猜测或其他解释的余地​​。这意味着您需要将所有细节定义为最小的细节,包括通信发生的频率。

因此,您需要定义交流的频率,以确保每个人都按时进行并遵循相同的时间表。

您可以包括以下内容:

  • 每周一的每周签到会议
  • 某些团队成员或利益相关者之间的每日电子邮件交流
  • 每月进度报告
  • 每周反馈报告
  • 在项目的每个新阶段开始时进行视频通话

您的沟通说明越具体,沟通流程就越好。

确保让所有人知道您希望他们签到的类型和报告,并且不必担心一件事。

5.列出要使用的通讯工具

您计划使用的通信工具是通信管理计划的另一个重要方面。您必须确保每个人都准备好了这些工具,并准备在需要时加入对话。

您应该列出项目人员将使用的工具列表:

  • 电子邮件
  • 团队协作工具
  • 视讯通话平台
  • 待办事项清单
  • 在线日历
  • 讨论区

列出您想成为项目一部分的工具,并向所有人明确说明如何为您的沟通管理计划中定义的沟通做准备。

6.定义每个人的角色

对于参与该项目的所有人员,重要的是他们必须准确了解您期望他们做的事情,原因和时间。

这就是为什么在您的沟通管理计划中,您需要定义每个人的角色,并帮助他们更好地执行任务。

您应包括以下信息:

  • 谁管理待办事项清单
  • 谁撰写报告
  • 谁与哪个利益相关者沟通
  • 谁在项目的每个阶段共享更新

如果人们知道他们的特定工作是什么,他们将准备投入更多的精力并更加精确地进行工作。这就是为什么您应该始终定义他们的确切角色,并写出每个团队成员应该做什么的原因。

7.允许项目可见性

对于您来说,重要的是要了解您的团队成员在做什么。而且,对于您的利益相关者而言,了解项目的进展非常重要。

确保您的沟通管理计划允许:

  • 项目可见度
  • 访问项目信息
  • 项目状态更新

给他们一种随时了解情况的方法,并允许所有信息随时可用。

8.专业准确的写作

作为项目负责人,您需要证明自己的专业水平和 值得信赖 你是。这必须在您执行的每个步骤中都可见,包括通信管理计划的书面副本。

您不能容忍任何错误,否则每个人都会更少地考虑您。为了表明您不是草率的或不可靠的,您必须像专业人员一样写:

  • 使用校对工具对所有内容进行校对
  • 编辑几次
  • 看你的词汇和写作风格
  • 发送之前,请您信任的人阅读沟通管理计划

另外,您可以签出 公司评论 如果您觉得需要更多帮助来完善您的写作。

通过准确地撰写并消除沟通管理计划中的任何薄弱环节,显示您的能力和专业水平。

最后的想法

编写沟通管理计划是成功执行项目过程中必不可少的步骤。编写良好的沟通管理计划具有挑战性,但是在正确的指导下,任何人都可以做到。

使用我们上面共享的步骤来编写高质量的通信管理计划。确保包括所有重要信息,并且您将能够成功完成项目。


丹妮拉·麦克维克(Daniela McVicker)

丹妮拉·麦克维克(Daniela McVicker)是一位博客作者,在撰写有关UX设计,内容计划和数字营销方面经验丰富。目前,她是的主要贡献者 学生评分 她帮助个人和组织提高其Web内容的编写,设计和计划技能。她的帖子总是挤满了示例和可操作的内容,读者可以直接将它们付诸实践。

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发布时间: 2021-05-14 06:20:19

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